Primer ingreso y navegación
Empieza desde la pantalla de acceso y reconoce las opciones disponibles según tu perfil.
- 1Paso 1:
En la pantalla de inicio, usa el enlace “Manual de Usuario” de la parte superior si necesitas consultar esta guía antes de ingresar.
- 2Paso 2:
Selecciona “Login con Google” y elige la cuenta de correo que está registrada en ControlSocios.
- 3Paso 3:
Si tu correo no está registrado, está pendiente de aprobación o fue desactivado, la pantalla mostrará el motivo y no abrirá el panel.
- 4Paso 4:
Después de ingresar verás el nombre de tu organización, tu nombre, tu rol y, cuando corresponda, tu número de socio.
- 5Paso 5:
Las pestañas visibles dependen de tu perfil y de los permisos asignados: un socio ve su portal y sus pagos; la directiva ve además padrón, eventos, reservas y configuración.
- 6Paso 6:
Usa el selector de idioma del encabezado para cambiar la interfaz. La preferencia se conserva en tu perfil.
- 7Paso 7:
Para terminar, utiliza el botón de cerrar sesión ubicado en el encabezado.
Portal del Socio y carnet digital
Tu carnet con QR, tus beneficios, tus próximos eventos y reservas, y el historial de tu membresía.
- 1Paso 1:
Abre la pestaña “Portal” para ver tu carnet digital con código QR.
- 2Paso 2:
El QR apunta a una página pública de verificación que muestra solo tu nombre, número de socio y vigencia; no expone datos sensibles.
- 3Paso 3:
En la misma pantalla verás los beneficios asignados a tu tipo de socio y los convenios activos.
- 4Paso 4:
La sección de próximos eventos permite inscribirte con un clic cuando el evento lo requiere.
- 5Paso 5:
Tus próximas reservas de instalaciones aparecen con fecha y horario.
- 6Paso 6:
El historial de membresía muestra tus cambios de estado (alta, suspensión, reactivación) con fecha y motivo.
Semáforo de cuotas
El estado de pago de cada socio en dos pistas: cuota de membresía y cargos (eventos, reservas, multas).
- 1Paso 1:
Verde significa al día; amarillo, cuota del período en curso pendiente dentro del día de gracia; mostaza, pendiente pasado el día de gracia; rojo, debe períodos anteriores o saldo inicial.
- 2Paso 2:
La segunda pista cubre los cargos no recurrentes: amarilla si hay pendientes y roja si alguno lleva más de 30 días vencido.
- 3Paso 3:
Los conceptos pueden dirigirse a un tipo de socio o a un socio específico; cada quien ve solo lo que le aplica.
- 4Paso 4:
Los adherentes cuyo tipo factura al titular consolidan su deuda en el semáforo del titular.
- 5Paso 5:
Selecciona un socio para ver el detalle de conceptos, pagos y su historial.
- 6Paso 6:
Si tu semáforo de cuotas llega a rojo por los meses configurados, la membresía pasa a Suspendido automáticamente (ver sección Padrón).
Mantenimiento
Cuota extraordinaria
Conceptos y reportes de pago
Cada reporte asocia un concepto, un monto y un comprobante antes de la revisión.
- 1Paso 1:
Tesorería crea los conceptos de pago: cuota del período por tipo de socio, inscripciones a eventos, reservas, multas o cuotas extraordinarias.
- 2Paso 2:
El socio selecciona “Reportar pago”, elige el concepto, confirma el monto pagado y adjunta el comprobante (PDF, JPG, PNG o WebP).
- 3Paso 3:
El reporte queda pendiente hasta que una persona autorizada lo valida o rechaza.
- 4Paso 4:
Un pago validado se registra como ingreso y actualiza el semáforo; uno rechazado no se convierte en ingreso.
- 5Paso 5:
Los cargos por inscripción a eventos y reservas se generan solos al inscribirse o reservar, y se deshacen si cancelas antes de pagar.
Padrón de socios, tipos y estados
Alta de socios, tipos con cuota propia, grupo familiar y ciclo de vida de la membresía.
- 1Paso 1:
En la pestaña “Socios”, el sub-tab Listado muestra el padrón con búsqueda y paginación.
- 2Paso 2:
El alta individual genera el número de socio correlativo con el prefijo de la organización y emite el carnet automáticamente.
- 3Paso 3:
Los tipos de socio definen cuota mensual, si votan, si permiten adherentes y si facturan al titular.
- 4Paso 4:
Un adherente se vincula a su titular; al desvincularlo queda como socio independiente.
- 5Paso 5:
Los estados de membresía son Activo, Suspendido, Renuncia, Expulsado y Fallecido; cada cambio queda en el historial con motivo.
- 6Paso 6:
La suspensión automática se aplica cuando las cuotas vencidas alcanzan los meses configurados; si el socio regulariza, se reactiva sola (según configuración).
- 7Paso 7:
Un socio suspendido no puede inscribirse a eventos ni reservar instalaciones hasta regularizar.
Importación masiva del padrón
Migra cientos de socios desde un CSV o Excel en dos pasadas.
- 1Paso 1:
En el sub-tab Listado, abre “Importar” y descarga la plantilla CSV de ejemplo.
- 2Paso 2:
La plantilla tiene columnas: nombre, email, tipo (titular/adherente/miembro), tipo_socio, titular_email y grupo.
- 3Paso 3:
Sube archivos CSV o XLSX de hasta 2 MB y 500 filas por lote.
- 4Paso 4:
La primera pasada crea titulares y miembros; la segunda vincula adherentes a sus titulares, incluso si están en el mismo archivo.
- 5Paso 5:
Cada socio importado recibe número correlativo y carnet automático.
- 6Paso 6:
El reporte final muestra filas creadas y errores por fila (email duplicado, tipo inexistente, titular no encontrado) para corregir y reintentar.
Eventos e inscripciones
Eventos con capacidad, lista de espera automática, cobro de inscripción y control de asistencia.
- 1Paso 1:
En la pestaña “Eventos”, la directiva crea eventos con fecha, ubicación, tipo, capacidad máxima y costo de inscripción.
- 2Paso 2:
Si el evento requiere inscripción, el socio se inscribe desde la pestaña o desde su Portal.
- 3Paso 3:
Cuando la capacidad se llena, la inscripción entra automáticamente en lista de espera (sin cargo).
- 4Paso 4:
Al cancelarse una inscripción confirmada, el primero de la lista de espera se confirma automáticamente y se le genera el cargo.
- 5Paso 5:
El cargo de inscripción se crea como concepto de pago dirigido al socio; si cancela antes de pagar, el cargo se deshace.
- 6Paso 6:
El personal autorizado marca la asistencia desde el detalle de inscripciones de cada evento.
Instalaciones y reservas
Calendario semanal por instalación con reglas anti-solape y cobro por hora.
- 1Paso 1:
La directiva define las instalaciones: nombre, tipo, horario de apertura y cierre, días disponibles, costo por hora y horas mínimas de cancelación.
- 2Paso 2:
En el calendario semanal, elige la instalación y navega entre semanas; los bloques ocupados muestran quién reservó.
- 3Paso 3:
Toca el día y completa hora de inicio y fin; el sistema valida el día, el horario de la instalación y que no se cruce con otra reserva.
- 4Paso 4:
Si la instalación tiene costo, se genera un cargo por las horas reservadas dirigido al socio.
- 5Paso 5:
El socio puede cancelar hasta las horas mínimas configuradas antes del inicio; después de ese límite solo la secretaría puede cancelar.
- 6Paso 6:
Un socio suspendido no puede crear reservas hasta regularizar su membresía.
Votaciones y comités
Elecciones, asambleas, propuestas y consultas con quórum y elegibilidad por tipo de socio.
- 1Paso 1:
La directiva crea la votación con tipo (Elección, Asamblea, Propuesta o Consulta), opciones, fecha límite y quórum requerido.
- 2Paso 2:
Solo votan los socios cuyo tipo tiene voto habilitado y que estén al día según la configuración.
- 3Paso 3:
En una Elección, los resultados muestran el ranking de candidatos; el sistema puede crear el comité ganador con un clic.
- 4Paso 4:
Al cerrar, el resultado indica si se alcanzó el quórum configurado.
- 5Paso 5:
En la pestaña “Comités” se gestionan directivas y comisiones: miembros, cargos, orden y períodos; un comité cerrado pasa a histórico.
Cierre automático al superar la mayoría
Documentos, beneficios y patrocinadores
Biblioteca documental con visibilidad por rol, beneficios por tipo de socio y convenios con aliados.
- 1Paso 1:
En “Documentos”, la directiva sube estatutos, reglamentos, actas, pólizas y memorias con categoría y fecha.
- 2Paso 2:
Cada documento define su visibilidad: Todos, Socios o Directiva; los socios solo ven lo que les corresponde.
- 3Paso 3:
En “Beneficios”, la directiva crea beneficios (descuentos, accesos, servicios) y los asigna a tipos de socio; sin asignación aplican a todos.
- 4Paso 4:
El sub-tab Patrocinadores registra aliados y convenios con su logo, contacto y beneficios para socios.
- 5Paso 5:
Los beneficios de tu tipo de socio aparecen automáticamente en tu Portal.
Tickets de mantenimiento
Incidencias con foto, prioridad, responsable, comentarios y estado.
- 1Paso 1:
Abre “Tickets” y selecciona “Nuevo ticket”: título, descripción, área, prioridad y ubicación, con foto opcional.
- 2Paso 2:
Filtra por estado, área o prioridad, o busca por texto.
- 3Paso 3:
Abre el ticket para ver la foto y la conversa; la administración puede cambiar estado, responsable y costo.
- 4Paso 4:
El flujo es Abierto, En curso, Resuelto y Cerrado. Los comentarios internos solo los ve la administración.
Abierto
Fuga de agua
En Proceso
Ascensor
Resuelto
Luz pasillo
Cerrado
Portón
Marketplace y proveedores
Compra y venta dentro de la comunidad, más un directorio de proveedores recomendados.
- 1Paso 1:
En “Marketplace”, explora los anuncios activos o publica el tuyo con título, descripción, categoría, precio y contacto.
- 2Paso 2:
Puedes pausar, reactivar, marcar como vendido o eliminar tus anuncios desde “Mis anuncios”.
- 3Paso 3:
Para incentivar el pago puntual, publicar puede estar limitado cuando hay deuda; los anuncios pausados vuelven solos al regularizar.
- 4Paso 4:
En “Proveedores”, encuentra servicios recomendados por la comunidad con calificaciones de una a cinco estrellas.
Clases de yoga
Gasfitería
Repostería
Configuración, idioma, moneda y PWA
Datos de la organización, reglas de suspensión, idioma, moneda e instalación como app.
- 1Paso 1:
En “Configuración”, la directiva revisa nombre, código, prefijo de socio, moneda y tipo de organización.
- 2Paso 2:
Las reglas de morosidad se definen aquí: día de gracia, meses de mora para suspensión automática y reactivación automática.
- 3Paso 3:
Cada persona elige su idioma (Español, English, Português, Français, Deutsch) en el encabezado; la organización define su moneda (PEN, USD, EUR, BRL, COP o MXN).
- 4Paso 4:
La auditoría registra cada cambio relevante con fecha, tipo de evento y usuario, visible para perfiles autorizados.
- 5Paso 5:
Para instalar ControlSocios como app, abre el menú del navegador y elige “Instalar aplicación” o “Agregar a pantalla de inicio”; funciona en Windows, macOS, Android y iPhone.